469.18 Statistische categorieën [//]

Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een overzichtsscherm met de reeds gedefinieerde codes.

Opties op het scherm

Nieuwe statistische categorie: selecteer deze optie om een nieuwe categorie in te voeren. Onderstaand scherm wordt gepresenteerd:

Statistische categorie – De code moet uniek zijn. Geldige invoer is alleen een combinatie van de karakters A-Z, cijfers 0-9. Interpunctie, kleine letters, spatie en tekens met diacrieten worden niet geaccepteerd als geldige codes. De maximum lengte van de code is 40.

Omschrijving – Voer een omschrijving in voor de statistische categorie. Interpunctie, diacrieten en spaties zijn toegestaan in de omschrijving. De maximum lengte van de omschrijving is 150.

Wijzig Statistische Categorie: selecteer een code en dan deze optie om de omschrijving te wijzigen. Er verschijnt een zelfde soort scherm als hierboven beschreven.

Ga naar scherm met code: kies deze optie om snel naar een andere plek in de lijst met codes te gaan. Er wordt een invulscherm gepresenteerd:

Met deze optie gaat u naar het scherm waar de ingevoerde tekst als eerste gevonden wordt.

Voer een (deel van een) code in bij Statistische categorie om de eerstvolgende plek te vinden waar deze code voorkomt in de lijst.

OF

Voer tekst in bij de Omschrijving om de eerstvolgende plek te vinden waar deze tekst voorkomt in de lijst.

Let op

Wanneer beide velden zijn ingevuld heeft de code voorrang boven de omschrijving in het gepresenteerde resultaat.

Vervang statistische categorie : Met deze optie kunt u de geselecteerde categorie globaal wijzigen in een andere categorie die gekozen wordt uit de dropdown lijst.

Dit proces controleert alle exemplaren in het systeem en vervangt de statistische code als opgegeven. Dit proces kan gebruikt worden om een code te verwijderen, door de huidige code te vervangen door een nieuwe. Het proces kan uitgevoerd worden terwijl het systeem in gebruik is. Er wordt een boodschap getoond:

Wanneer het proces afgerond is, wordt de oorspronkelijke code verwijderd uit de lijst met gedefinieerde statistische categorieën.

469.19 Inventarisnummers[//]

In Franse (en Zuid-Europese) bibliotheken worden barcodes niet beschouwd als legale identificatienummers. Dit heeft vooral historische redenen: bibliotheken gebruikten al eeuwen handmatige registers voor de inventaris en bibliotheken met hele oude collecties kunnen niet systematisch alle boeken van barcodes voorzien. Daarom moet het mogelijk zijn een inventarisnummer toe te kennen aan exemplaren met barcodes en tijdschriftabonnementen.

Ranges voor inventarisnummers kunnen worden vastgelegd, zodat het systeem een volgend geldig nummer kan genereren, wanneer exemplaren van een barcode worden voorzien en wanneer abonnementen worden ingevoerd.

Met deze menu optie kunt u de ranges voor inventarisnummers definiëren. Wanneer u exemplaren met barcodes toevoegt of wijzigt, c.q. abonnementen toevoegt of wijzigt, kunt u een geldige code opgeven waarna het systeem het eerstvolgende nummer in de range genereert.

Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm met reeds gedefinieerde codes.

Opties op het scherm

Toevoegen – Kies deze optie om een nieuwe code toe te voegen. Zie sectie 469.19.1.

Wijzigen – Selecteer een code en dan deze optie om een bestaande code te wijzigen.

Verwijderen – Selecteer een code en dan deze optie om een bestaande code te verwijderen. Een bestaande code kan alleen verwijderd worden indien deze niet al gebruikt is om een inventarisnummer te genereren. Het systeem vraagt om bevestiging.

469.19.1 Toevoegen/wijzigen code[//]

Na het kiezen van de optie Toevoegen of Wijzigen wordt een invulscherm getoond:

Velden op het scherm

Code: een alfanumerieke waarde om de range van inventarisnummers te identificeren. Deze code wordt opgeslagen in hoofdletters.

Gebruik code als voorvoegsel: vink deze optie aan wanneer de code ook als voorvoegsel van het te genereren inventarisnummer gebruikt moet worden (zoals BNUBNA.00.0001).

Eerste nummer: het eerste nummer in de range.

Laatste nummer: het laatste nummer in de  range.

Notatie: geef aan hoe het gegenereerde inventarisnummer eruit moet zien. Gebruik het "#"teken om aan te geven waar de cijfers van het te genereren nummer moeten staan. U kunt ook andere karakters (d.w.z. “.”, “,”, letters) opnemen. U kunt dit veld ook leeg laten.

Gegenereerd nummer in hoofdletters: vink deze optie aan wanneer het te genereren inventarisnummer geen kleine letters mag bevatten.

Opmerkingen

In AFO 469 – Algemene object instellingen – groep Overige, is een veld Inventarisnummer. Zet dit veld op In gebruik wanneer u inventarisnummers wilt kunnen genereren voor exemplaren met barcodes.
Voeg dit veld vervolgens ook toe aan In te voeren gegevens, Te corrigeren gegevens, enz.

In AFO 367 – Abonnement definities, is een veld Inventarisnummer. Zet dit veld op In gebruik wanneer u inventarisnummers wilt kunnen genereren voor tijdschriftabonnementen.
Voeg dit veld vervolgens ook toe aan In te voeren gegevens, Te corrigeren gegevens, enz.

Een button, Inventarisnummer (d.w.z. Genereer Inventarisnummer) verschijnt op het invoerscherm voor een nieuw exemplaar (als dit veld gedefinieerd is voor dit scherm). Hetzelfde geldt voor het invoerscherm van een nieuw abonnement (als dit veld gedefinieerd is voor dit scherm).
Het veld inventarisnummer op deze schermen is beschermd (u kunt hier niet rechtstreeks gegevens invoeren). U moet de Inventarisnummer button gebruiken voor het genereren van een inventarisnummer.

469.20 Reserveringsverhoudingen[//]

Het is mogelijk een verhouding vast te stellen tussen aantal reserveringen en uitleenbare exemplaren. Gebaseerd hierop kunnen gereduceerde uitleentermijnen worden toegepast op zulk materiaal zodra deze verhouding wordt overschreden.

De gereduceerde termijnen worden gedefinieerd in AFO 481 – Uitleenregels – Uitleenbeleid periodes. Deze periode wordt gekoppeld aan een lenerscategorie / objectcategorie combinatie in AFO 481 – Uitleentermijnen en leengeld – Uitleentermijnen.

Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invoerscherm:

Deze parameter bepaalt de verhouding tussen het aantal openstaande reserveringen versus het aantal uitleenbare exemplaren (d.w.z. exemplaren van een categorie die NIET gemarkeerd is als niet uitleenbaar in AFO 481 – Diversen – Uitleenprocedure – Uitleen).

·                Voer de verhouding in, in het formaat a:b.

·                Wanneer er meer dan 15 objectcategorieën zijn, is er een button Volgende om naar het volgende scherm te gaan.

·                Met de button Ga naar kunt u direct naar een bepaalde objectcategorie gaan.